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把一个案件从建案走到归档,需要做的操作其实不多。下面按模块拆成分步教程,照着做即可。

1. 如何新建案件与当事人档案

① 建立客户档案。录入当事人基本信息后,系统会为其生成独立的档案目录,后续该客户的所有合同与案件都归入其中。

② 建立合同。合同是案件的载体,填写合同号、委托事项等基本信息(高级选项可折叠,不必一次填完)。

③ 追加当事人。同一合同下可以有多个当事人;涉及共同被告或多位委托人的,在合同内追加即可。

④ 新建程序。在合同下新建程序(行政诉讼 / 行政复议 / 行政申请 / 刑事诉讼 / 强制执行 / 收到行政行为)。程序名默认以文书中的当事人名开头,可随时改名。

⑤ 录入战略预判。新建程序后系统会提醒你录入本案的战略预判(案由走向、争议焦点、应对预案),这是后续复盘的基础。

2. 团队协作:送审、派单与消息通知

① 助理送审。助理完成材料准备后,从程序页提交送审,材料进入工单池。

② 负责人批改。负责人在工作台查看材料,可直接通过或驳回并写明修改意见;驳回即返工,可多轮往复,每一轮都留痕。

③ 派单给同事。需要他人协办时,从工作台派单,任务直接进入对方的工作台。

④ 消息自动通知。任务分配、材料提交、进度更新都会推送到团队成员手机上的独立 App,无需另外口头通知。

⑤ 分组查看。待我处理 / 等待对方 / 已通过待跟进 / 已结束回顾——四个分组让你不会漏掉任何一件。

3. 全息战略记录舱:预判、复盘与待办

① 战略预判轨迹。在程序页的"战略预判"页签录入判断与预案,系统按时间轴封存;办案过程中的每一步进展会自动挂接在轨迹上。

② 案件复盘沙盘。结案或关键节点后,打开"案件复盘"页签回放整个链路,对照预判与实际结果,把得失归因写下来,形成可复用的方法论。

③ 待办清单。预判、复盘、期限提醒会自动汇聚为待办事项;也可以手动新增待办,做完一件销一件。

4. 一键归档:把案件材料自动做成电子卷宗

① 确认材料齐备。打开当事人档案,确认该案各程序产生的材料都已上传。组卷前系统会做一次预检,如果还有没转成 PDF 的 Word / Excel,会提示你具体是哪一份。

② 发起组卷。在卷宗入口选择当事人,点「生成卷宗」,系统在后台开始合成。

③ 等待完成。页面实时显示进度,可随时取消。完成后会列出每一册的预览与下载链接。

④ 拿去打印。生成的 PDF 已带封面、总目录、页码并自动分册(每册不超过 500 页),直接打印装订即可送档案室。

⑤ 归档留痕。归档后程序状态自动关闭、相关待办自动完成,材料目录转入「已归档卷宗」区。

5. WebDAV 本地磁盘挂载全指南

① 取本所专属地址。在系统的团队管理页可查看本所的专属云盘地址(形如 https://dav.lvshiban.com/本所代码)。该地址只对本所账号开放。

② Windows 映射。「此电脑」右键 → 映射网络驱动器 → 输入本所云盘地址 → 输入本所账号密码。成功后案件卷宗会作为一个磁盘出现在资源管理器里。

③ Mac 连接。Finder →「前往」→「连接服务器」→ 输入地址并按提示登录。

④ 日常使用。像操作本地文件夹一样双击打开 Word / PDF、拖拽保存、新建目录,改动会自动同步到云端。

⑤ 注意。请勿多人同时用同一账号登录该地址;更换人员时及时停用其账号。

6. 客户专属码:扫码收材料与进度透明化

① 生成专属码。每位客户有独立的上传码与专用密码,可随时刷新换码。

② 客户扫码上传。把二维码发给客户,客户扫码打开网页即可上传材料,不需要安装任何软件、也不需要注册账号。

③ 律师端实时收到。客户上传后,律师端立即收到通知,材料直接进入对应客户目录。

④ 照片拍糊自动提醒。若客户上传的单据照片模糊不清,系统会自动检测并提醒重拍,避免到用时才发现凭证看不清。

⑤ 进度对客户可见。可将工作记录设为对客户公开,系统会把律师术语自动翻译成客户能读懂的白话。

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